Um eine Zeitersparnis für Hello Professionals zu realisieren, war unser Ausgangspunkt bei Beginn des Projekts, so viele Schritte wie möglich im Fakturierungsprozess zu automatisieren. Das Erstellen und Versenden der Stundenzettel, das Verarbeiten der Genehmigung des Kunden, das Erstellen der Rechnungen und das anschließende Versenden: Das waren alles manuelle Schritte im Prozess. Es gab zwar ein Portal, in dem die Mitarbeiter ihre Stunden in Salesforce erfassen konnten. Auf dieser Grundlage beschlossen wir, weiterzuarbeiten.

Zunächst haben wir dafür gesorgt, dass die Stundenzettel fortan automatisch als PDF generiert und an den Auftraggeber versandt werden. Über ein Portal kann der Auftraggeber die Stunden anschließend einfach genehmigen, und diese Genehmigung wird direkt in Salesforce verarbeitet. Auf der Grundlage dieser Genehmigung wird automatisch ein Rechnungsentwurf in Salesforce erstellt, der wieder mit Exact Online synchronisiert wird.

Sobald die Rechnung in Exact Online von einem Mitarbeiter von Hello Professionals endgültig erstellt wurde, wird das Endergebnis wieder automatisch mit Salesforce synchronisiert. Schließlich erhält der Kunde eine E-Mail mit der Rechnung, dem Stundenzettel und einem dynamisch gestaltbaren Begleittext.